Verarbeitung von Teilnehmerdaten

Erklärung zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO in Veranstaltungsdurchführungen an der Universität Stuttgart
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Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO für die Veranstaltungsorganisation

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO ist die

Universität Stuttgart
Keplerstraße 7
70174 Stuttgart
Deutschland

Die Universität Stuttgart ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts.
Sie wird durch den Rektor Prof. Dr.-Ing. Wolfram Ressel gesetzlich vertreten.

E-Mail: rektor[at]uni-stuttgart.de


2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter der Universität Stuttgart
Breitscheidstraße 2
70174 Stuttgart
Telefon: +49 711 6858 3687
E-Mail: datenschutz[at]uni-stuttgart.de

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Durchführung und Bestätigung der Anmeldung, Abwicklung der Veranstaltung

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Verbindung mit § 4 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg

Bei entsprechender Einwilligung: Liste der Namen und Kontaktdaten der Teilnehmer für Teilnehmer (im Folgenden Teilnehmerliste), Informationen über zukünftige, thematisch ähnliche Veranstaltungen (im Folgenden: Einladungen)
Pflichtangaben sind für den Vertragsschluss erforderlich, ohne Pflichtangaben kann die Anmeldung und damit die Teilnahme an der Veranstaltung nicht durchgeführt werden.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit a DS-GVO

4. Empfänger

  • Alle Anmeldedaten: Das Institut für Werkzeugmaschinen (IfW) ist von der Universität Stuttgart mit der Durchführung und Abwicklung der Anmeldung beauftragt. Dazu gehört auch die Teilnehmerbetreuung bei Problemen oder Fragen bei der Anmeldung oder bei Fragen zur Veranstaltung.
    In allen datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die Universität Stuttgart.
  • Vor- und Nachname: Haushaltsabteilung der Universität Stuttgart zu Zwecken der Abrechnung des Caterings.
  • E-Mail-Adresse: Innerhalb der Hochschule für die Organisation von Veranstaltungen Verantwortliche, sofern Sie im Anmeldevorgang eingewilligt haben, Einladungen zu erhalten.
  • Vor- und Nachname, Firmenname: Andere Teilnehmer an der Veranstaltung, wenn Sie im Anmeldevorgang eingewilligt haben, dass die genannten Daten (ohne Angabe zu Telefon und E-Mail) auf einer Teilnehmerliste stehen.

5. Speicherdauer

  • Bis zur Abwicklung der Veranstaltung, d. h. etwa ein bis zwei Monate nach dem letzten Veranstaltungstag werden die Daten grundsätzlich gelöscht.
  • Ausgenommen davon sind Vor- und Nachname, die aus haushaltsrechtlichen Gründen für die Abrechnung des Caterings mit den Haushaltsunterlagen für 10 Jahre gespeichert werden.
  • Ausgenommen sind auch Ihr Vor- und Nachname und Ihre E-Mailadresse, wenn Sie im Anmeldeprozess eingewilligt haben, zukünftig Informationen zu thematisch ähnlichen Veranstaltungen zu erhalten. Eine Löschung erfolgt dann im Falle eines Widerrufs oder wenn eine E-Mail dauerhaft unzustellbar ist.

6. Betroffenenrechte

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO) oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS- GVO) zu.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, zu.

7.  Weiterverarbeitung für anderen Zweck

Sofern Sie im Anmeldeprozess die Einwilligung in den Erhalt zukünftiger Einladungen zu thematisch ähnlichen Veranstaltungen per E-Mail von der Universität Stuttgart gegeben haben, werden Ihre Vor- und Nachname sowie die E-Mailadresse zu diesem Zweck verarbeitet.

Quelle: Zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten, ZENDAS (Stand 03.01.2019)